Hoe agile werken ‘waste’ elimineert en je productief resultaat behaalt.

Er zijn organisaties waar meerdere medewerkers, van verschillende afdelingen, gestresst zijn en/of niet toekomen aan de taken die zij uit moeten voeren binnen hun 8-urige werkdag. Dus wordt er wat werk mee naar huis genomen. De eerste keer een uurtje, dan twee uurtjes en voor dat je het weet werk je 3 / 4 avonden per week door tot in de late uurtjes om alles maar rond te krijgen. Op lange termijn heeft dit effect op de prestaties van de persoon en weet je dat het de gemiddelde reactie een ‘zucht’ is als er meer taken, projecten problemen voor doen.

Bij Divtag is dit niet het geval. Dat komt omdat wij Agile Scrum werken… In dit blog schrijven wij waarom Agile werken op kantoor, bijdraagt aan een beter privé leven zonder dat er structureel overgewerkt moet worden om projecten en taken af te kunnen ronden.

Volgens HR-dienstverlener Tentoo vreest één op de zeven Nederlandse werknemers op korte termijn een burn-out te krijgen. Verschillende organisatie in Nederland proberen stress tegen te gaan door wellness therapieën aan te bieden en professionele coaching in te schakelen, maar dit is helaas niet voldoende. Als we de situatie echt willen verbeteren, moeten we onze manier van werken veranderen, zodat we nieuwe een betere balans tussen werk en privé weten te behalen.

Als we naar de huidige werktrends kijken, komt één term steeds vaker naar voren - Agile Scrum werken. Agile gaat om het creëren van systemen, kantoren en structuren waardoor de werknemers werk zonder grenzen kunnen omarmen. Het vereist een functionele en mentale verschuiving van prestatiebeheer naar prestatieontwikkeling.

Scrum is een Agile aanpak - een effectievere en flexibele manier van werken - die het voor een team mogelijk maakt projecten op een productievere wijze op te leveren en eventuele problemen snel te tackelen.

Hoe werkt de Agile Scrum methode - het team

Binnen Agile Scrum wordt er gewerkt in zelforganiserende teams bestaande uit verschillende specialisten en Scrum rollen. Degene die het proces begeleidt, wordt ook wel de Scrum Master genoemd. Deze persoon zorgt ervoor dat het team zich aan de regels houdt en efficiënt kan doorwerken. Het team en de Scrum Master werken voor de Product Owner, die als intermediair fungeert tussen de klant (voor wie het product gemaakt wordt) en het team (die het product daadwerkelijk maakt).

De taak van de Product Owner is dan ook om de eisen en wensen van de klant te waarborgen en deze door te geven aan het team. Deze wensen worden ook wel user stories genoemd en staan op een lijst, de product backlog. Hierbij worden de wensen met de hoogste prioriteit opgenomen in de sprint backlog, die verwijst naar de taken waaraan gewerkt moet worden tijdens een bepaalde sprint.

Hoe werkt de Agile Scrum methode - de werkwijze

Met een sprint wordt een afgebakende tijdsperiode van ongeveer 2 tot 4 weken aangeduid. Een sprint begint met een planning, en eindigt met een review en retrospective meeting. Hoeveel sprints er van toepassing zijn, verschilt per project. Om de taken binnen een sprint goed uit te voeren, is onderling overleg tussen de teamleden noodzakelijk. Daarom is er elke dag een kort overleg met het team; de Daily Scrum / Stand-up.

Na elke sprint wordt een (deel)product opgeleverd, waarna een evaluatie volgt en er ruimte is voor feedback vanuit onder andere de klant. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat het functioneren van het team steeds nóg beter wordt en er snel ingespeeld kan worden op eventuele aanpassingen. Na deze review momenten begint het proces weer opnieuw in de volgende sprint.

De Agile Scrum methode kost aardig wat tijd en energie om over te brengen op je organisatie. Vaak vragen mensen zich af of dit niet zonde is. Wij geloven van niet. Onze ervaring is namelijk dat je deze uren er op lange termijn 10x uithaalt. Daarnaast hebben wij gemerkt dat een Agile Scrum werk-model resultaten behaalt die veel lastiger zijn - als niet onmogelijk - dan traditionele werkomgevingen.

Dat komt omdat:

  • ieder teamlid exact weet wat er moet gebeuren, wat zijn/haar verantwoordelijkheid is en wat er wordt verwacht. Wat het reactievermogen en aanpassingsvermogen over de gehele organisatie bevordert.
  • prestaties worden gemeten aan de hand van activiteit en output, in plaats van een bepaald aantal (mogelijk niet-productieve) gemaakt uren. Op deze manier worden medewerkers aangemoedigd om hun tijd te besteden aan belangrijke taken die de organisatie vooruit helpen. Waardoor zij productiever zijn en met meer plezier werken.

Kortom

Vooraf aan een sprint weet ieder teamlid precies wat er moet gebeuren die sprint en door de Agile Scrum werkmethode komt niemand voor verrassingen te staan. Op deze manier kan al het werk worden afgerond binnen kantooruren (of zelfs sneller), en kan er tijd worden besteed aan zelfontwikkeling en/of wat eerder naar huis zonder dat er in de avonduren nog moet worden doorgewerkt.

Wil je meer weten over hoe wij bij Divtag Agile Scrum toepassen om de perfecte combinatie te vinden tussen productiviteit, medewerker- en klanttevredenheid? Bel ons of stuur een mail, vinden we leuk.

23 Augustus, 2019